– Miért van szükség a validálási kampányra?

– A 2012. június 1-jén megkezdett TÁMOP 6.2.1-11/1projekt célja az, hogy egységes szempontrendszer alapján alakítsunk ki egy egészségügyi humánerőforrás monitoring rendszert és az ahhoz kapcsolódó adattárházat. Tisztában vagyunk azzal, hogy adattárházat csak valid adatokra érdemes építeni, ezért vállaltuk, hogy validáljuk a nyilvántartásunkban szereplő adatokat.  Az új monitoring rendszer segítségével a humánerőforrással kapcsolatos valid adatokra támaszkodva tudja majd a kormányzat, illetve az egészségügyi ágazat vezetése meghozni a döntéseit. A rendszer alkalmas lesz az ágazati HR-stratégia kialakításának támogatására is, továbbá lehetővé válik az ágazatot érintő „trendek” nyomon követése, az ezzel kapcsolatos intézkedések előzetes, számszaki modellezése és hatásvizsgálata.

– Miként zajlik mindez a gyakorlatban?

– A megvalósítandó adattárház kialakításának egyik lépcsőjeként feltétlenül szükség van az EEKH kezelésében lévő nyilvántartások (alap-, és működési nyilvántartás) adatainak tisztításra. A hivatal tapasztalatai szerint annak ellenére, hogy az egészségügyi dolgozók jogszabályban előírt kötelezettsége, hogy az alap- és a működési nyilvántartásban szereplő adataik változását 30 napon belül bejelentsék, ezek az adatbázisok jelenleg hiányosak és sok esetben elavultak. A validálás során a hiányzó adatokat pótoljuk és az elavult adatokat korrigáljuk. A projekt sikere érdekében 2012 novemberében indult az adatfrissítési kampány, amelynek célja, hogy minden egészségügyi dolgozó alap- és működési nyilvántartásban szereplő adatai naprakészek, teljeskörűek és helyesek legyenek. Első körben a papír alapú akták alapján történt a feldolgozás: az eltérések és a hiányzó adatok pótlása érdekében telefonon, email-en, vagy postai úton kerestük meg az ügyfeleket. A módszer hátránya, hogy sok esetben sikertelenül kerestük az érintetteket, akiknek adatait így hiányosan kellett lezárni. A napi feldolgozottság átlagosan 30 ügyfél validálását jelentette. A folyamat gyorsítása és az együttműködési hajlandóság növelése érdekében 2013 októberében kifejlesztettünk egy web-es felületet, amelyen minden egészségügyi dolgozó a rendszerbe való biztonságos (személyes adatokkal történő) belépést követően ellenőrizheti a nyilvántartásban található saját adatait, valamint a felületen jelezheti az észlelt hiányosságot, eltérést, azaz „önvalidálhat”. A felület a validalas.eekh.hu linken érhető el. Az önvalidálás előnye a hagyományos papír alapúval szemben, hogy egy-egy adatlap feldolgozása lényegesen rövidebb időt vesz igénybe. További előnye a felületnek, hogy lehetőség van az esetleges adatváltozás bejelentésére az EEKH-nak.

– Folyamatosan lehet „önvalidálni”?

– Az önvalidálás segítése érdekében a projekt munkatársai e-mailben, telefonon, postai úton illetve helyszíni kiszállással, road showk-kal keresték, illetve keresik meg az egészségügyi dolgozókat, valamint folyamatosan segítik őket az önvalidálás elvégzésében telefonos, illetve személyes ügyfélszolgálat biztosításával. A bejelentkezéssel, az adatok megtekintésével és a javítással kapcsolatban felmerült kérdésekben a [email protected] e-mail címen, illetve 8.00-20.00 óráig a 06-1-235-7942, 06-1-235-7963, 06-1-235-7969 telefonszámokon tájékozódhatnak az egészségügyi dolgozók.

– Mik a leggyakoribb hibák és mire érdemes felhívni a figyelmét annak, ami még nem egyeztette az adatait?

– A telefonos ügyfélszolgálatot leggyakrabban adatvédelemmel kapcsolatos kétségek felmerülése, illetve a nem megfelelő technikai háttér (internet elérés, szkennelési lehetőség, számítógépes ismeret hiánya) miatt hívták. Az interenes felülettel kapcsolatos leggyakoribb problémák tapasztalataink alapján a sikertelen bejelentkezés (pl. nem a hivatalos okmányban szereplő adatokkal próbált valaki bejelentkezni); a sikertelen módosítás (a rendszerben nincs lehetőség törlésre, illetve már meglévő adatok módosítására, csak új sor felvételére) és a feltöltés hibái (a fájlok nem megfelelő mérete) voltak. A sikeres önvalidálás megkezdése előtt, érdemes figyelmesen elolvasni a bejelentkező felületen, illetve a belépést követően a kitöltési útmutatóban szereplő tájékoztatást, és célszerű az ott leírtak szerint eljárni.

– Az önvalidálási kampány során 20 továbbképzés ponthoz juthat az, aki adatait a megadott időintervallum alatt egyezteti az EEKH-val. Mennyire volt ennek motiváló szerepe?

– Az orvosok, fogorvosok, gyógyszerészek és az egészségügyi felsőfokú szakirányú szakképesítéssel rendelkezők folyamatos továbbképzéséről szóló 64/2011. (XI.29.) NEMFI rendelet módosításának megjelenését követően – amelyben az önvalidálás elvégzésekor szabadon választható elméleti továbbképzési pontra jogosultak a dolgozók – az önvalidálók száma növekvő tendenciát mutatott, amelynek csúcsa a többletpont-kedvezmény lejárati határideje előtt (2014. március 15.) volt. Ezt nem csak a beérkezett önvalidációs adatlapok száma, hanem a telefonos segítségkérések mennyisége is tükrözi. Jelenleg az önvalidálók lelkesedése jelentősen alábbhagyott a határidő meghosszabbítása (2014. július 31.) miatt.

– Hány gyógyszerész újította meg az adatait ebben az „akcióban”?

– A hivatal nyilvántartásaiban 2014. május 31-én 12.000 gyógyszerész szerepelt. A validálás során összesen 3.711 gyógyszerész adatait validálták, amelyből 1.895 fő végzett önvalidálást, valamint 261 gyógyszerész önvalidálása feldolgozás alatt van.

– A pozitív tapasztalatok alapján várható más szervezeteknél vagy  más alkalommal is ehhez hasonló kezdeményezés?

– Ennek a kérdésnek a megválaszolása azért nehéz, mert más szervek terveivel kapcsolatosan nem rendelkezünk információval. Hivatalunk esetében a validálási tevékenység és annak támogatása a jogszabályi háttér birtokában folytatódni fog, és a jövőben is arra fogunk törekedni, hogy munkánkat szakszerűen és ügyfeleinkkel együttműködve, az adminisztrációs terheik és az ügyintézési határidő minimálisra csökkentésével végezzük.